Als ondernemer besteed je je tijd het liefst aan klanten en aan je vak. Toch gaat er vaak meer tijd dan je denkt naar de administratie: facturen inboeken, bonnetjes verzamelen, de btw-aangifte op tijd indienen en aan het einde van het jaar alles kloppend maken. In dit artikel lees je wanneer het slim is om je administratie uit te besteden, wat het je oplevert en waar je op let bij het kiezen van een kantoor.
Wanneer is het tijd om je administratie uit te besteden?
Er is geen vaste grens, maar er zijn wel signalen die je herkent:
- Je werkt regelmatig in de avonduren of het weekend aan je boekhouding
- De btw-aangifte komt elke keer als een verrassing en je dient op het laatste moment in
- Je weet niet precies hoeveel winst je dit jaar maakt tot de jaarrekening klaar is
- Je twijfelt welke kosten je wel en niet mag aftrekken
- Je krijgt personeel of je stapt over naar een bv, waardoor er verplichtingen bij komen
Herken je er twee of meer, dan kost je administratie je waarschijnlijk meer dan hij oplevert. Zeker als je uurtarief hoger ligt dan dat van een boekhouder, is de rekensom snel gemaakt.
Wat levert uitbesteden je op?
Het meest voor de hand liggende voordeel is tijd. Maar er zit meer in. Een goed kantoor zorgt dat je administratie altijd actueel is, zodat je op elk moment ziet hoe je ervoor staat. Je mist geen aangiftetermijnen meer, en je loopt minder risico op fouten die later tot naheffingen of boetes leiden. Daarnaast ziet een kantoor dat dagelijks met cijfers werkt sneller welke aftrekposten en regelingen voor jou gelden.
Kies je ervoor om je boekhouding uitbesteden aan een kantoor dat ook fiscaal advies geeft, dan heeft dat nog een extra voordeel: de cijfers en het advies komen van hetzelfde team. Fiscale kansen worden dan direct in de administratie meegenomen, in plaats van pas bij de jaarrekening ontdekt.
Wat kun je allemaal uitbesteden?
Je hoeft niet alles in één keer uit handen te geven. Veel ondernemers beginnen met een deel en breiden later uit. De meest gekozen onderdelen:
- Financiële administratie: inboeken van inkoop en verkoop, bankmutaties verwerken
- Btw-aangifte per kwartaal of per maand, inclusief de ICP-opgaaf bij EU-klanten
- Salarisadministratie zodra je personeel hebt
- Jaarrekening samenstellen en deponeren bij de KVK (verplicht voor een bv)
- Aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
Waar let je op bij het kiezen van een kantoor?
Digitaal werken en inzicht in je cijfers
Een modern kantoor werkt met online boekhoudsoftware waarin jij zelf meekijkt. Je levert stukken digitaal aan, bijvoorbeeld door bonnetjes te fotograferen, en hebt altijd toegang tot je actuele cijfers. Vraag hier expliciet naar.
Een vast tarief en een vast contactpersoon
Vraag om een vast maandtarief, zodat je niet verrast wordt door uren achteraf. En vraag wie je contactpersoon is. Een kantoor waar steeds iemand anders je dossier oppakt, kost je elke keer opnieuw uitleg.
Regionaal of landelijk?
Omdat het werk digitaal gaat, hoef je niet per se een kantoor om de hoek te kiezen. Toch kiezen veel ondernemers bewust voor een kantoor in hun eigen regio, zodat ze kunnen binnenlopen voor een persoonlijk gesprek. Zit je bijvoorbeeld in de Randstad, dan is een administratiekantoor Den Haag met een fysieke vestiging een logische keuze: digitaal waar het kan, persoonlijk waar je dat wilt.
Kennis van jouw rechtsvorm
De administratie van een zzp’er is anders dan die van een bv met een dga. Controleer of het kantoor ervaring heeft met jouw situatie, zeker als je van plan bent te groeien of van rechtsvorm te veranderen.
Je administratie uitbesteden is geen teken dat je het zelf niet kunt, maar een keuze om je tijd te besteden aan wat je onderneming echt laat groeien. Begin met het onderdeel dat je het meeste tijd kost, kies een kantoor dat digitaal werkt met een vast tarief, en let erop dat administratie en fiscaal advies bij voorkeur bij dezelfde partij liggen.